Sistema para sindicatos e associações ou Excel? Você sabe qual o mais ideal?
Não dá para negar que o Excel é um verdadeiro “quebra galho” e que muitas vezes ele ajuda em muitas situações. Mas não podemos negar também que chega uma hora que a ferramenta te limita e o controle das tarefas e processos dentro do seu sindicato ou associação fica bem complicado.
De fato é inquestionável que um bom planejamento, controle e organização são fundamentais para o sucesso da entidade e sabendo disso, deve-se avaliar:
Será que é a hora de abandonar o antigo método tradicional e avançar com a tecnologia?
Para ajudar a esclarecer as razões da necessidade de mudança e inovação, separamos 7 motivos para você se modernizar migrando para um sistema para sindicatos e associações e finalmente abandonar o velho e companheiro Excel.
Confira!
1- MAIOR SEGURANÇA
O uso de muitas planilhas no seu sindicato ou associação, já é algo nada seguro, porque é mais propício a ter erros de digitação. Mas se essas planilhas forem utilizadas por várias pessoas?
Aí se torna algo dez vezes mais complexo. Várias pessoas mexendo nas planilhas, não dá pra saber quem fez modificações, exclusões, inclusões.
As informações precisam ser copiadas de uma planilha para outra, o que pode causar erros e demora para realização das tarefas.
Sem contar que ainda tem o problema de salvá-las no computador.
Qualquer pane em sua máquina, já era!
Sistemas para sindicatos e associações têm cadastro das informações de forma mais simples, já que é feito em um único local e não é necessário ficar digitando toda hora as informações, basta selecionar as já cadastradas.
Nos softwares todas as modificações são controladas e com isso, consegue-se saber quem fez alterações. Eles são mais seguros também por causa das informações que não são salvas no computador e sim na nuvem.
Você não precisa se preocupar se alguma coisa acontecer com sua máquina, sendo que seus dados estarão salvos. Isso falando de sistemas web, que sem dúvida, são as melhores escolhas tanto em segurança como em usabilidade.
2- INTEGRAÇÃO E CONTROLE DE PROCESSOS
A pessoa responsável pelos cadastros dos associados e pelo processos de associação da entidade, faz modificações constantes de associados que entrou, que saiu, atualização de dados etc. Mas, imagine esse controle em planilhas. O responsável sempre deve estar comunicando essas mudanças aos outros setores, como financeiro, jurídico, comunicação e outros, para que não errem em suas respectivas funções. Seria bem chato enviar um comunicado ou uma cobrança para um associado que não faz mais parte da entidade ou esquecer de encaminhá-los para um novo associado, não é? Geraria um grande transtorno.
O processo de um sindicato e associação engloba uma série de documentos e controles que seria impossível manter em planilhas.
Isso mostra como é complicado trabalhar sem uma integração entre os setores, como possibilita os sistemas de gestão específicos.
Um sistema faz com que as informações sejam transparentes para todos que precisam delas o que evita possíveis erros facilitando e agilizando o trabalho de cada um.
3- FACILIDADE PARA GERAR RELATÓRIOS
Nas planilhas é possível fazer gráficos com algumas informações agrupadas, mas apenas com um bom sistema para sindicatos e associações, consegue-se gerar os mais diversos relatórios para avaliar todos os pontos importantes da entidade. No sistema para sindicato, gerar os relatórios que são essenciais nas reuniões para discussão e análise de dados, é algo bem simples, já que basta selecionar o que deseja filtrar e em um clique, gerar o relatório e o gráfico, com rapidez e eficiência. Em uma planilha de Excel, gerar vários relatórios se torna algo muito trabalhoso enquanto com um sistema é tarefa de minutos ou até mesmo segundos.
4- FACILIDADE DE ACESSO
Sabemos que o presidente, e diretores de uma entidade estão sempre presentes em congressos, assembleias e outras reuniões externas. Sendo assim, precisam de informações rápidas para seu auxílio. Tendo um sistema para sindicatos e associações online tudo fica mais simples. O presidente ou diretor, consegue acessar o software de qualquer local que tenha acesso à internet.
No caso das planilhas, como elas ficam armazenadas nos computadores das entidades, é impossível ter acesso externo às informações atualizadas e em tempo real. Imagine se no meio de uma reunião o presidente ou diretor precisar de um dado importante o qual não tem acesso, por ficar tudo arquivado em suas planilhas no computador do sindicato ou associação? Isso pode contribuir para adiar uma decisão importante e até mesmo prejudicar de alguma forma a entidade.
5- MAIOR FACILIDADE DE UTILIZAÇÃO
Para utilizar as planilhas, muitas vezes é necessário um conhecimento mais avançado para empregar as fórmulas e explorar todos os seus recursos. Para isso é indispensável a contratação de um profissional que tenha conhecimento e cursos específicos. Além disso, os cálculos e cruzamento de dados financeiros são feitos manualmente e consequentemente gera morosidade e grande probabilidade de erros. Erros pequenos que podem colocar tudo a perder em um negócio.
Para utilizar um bom sistema para sindicatos e associações é mais simples. Não é necessário conhecimento específico por ser uma ferramenta instrutiva e os cálculos e cruzamento de dados serem feitos de forma automática, otimizando o tempo e agilizando as tarefas.
6- EMISSÃO DE BOLETOS E GUIAS
No Excel é impossível emitir guias e boletos e para conferir os pagamentos, o trabalho é feito um a um. Além de desgastante a chance de inconsistências é enorme. Imagine se em sua entidade tiver 1000 pessoas associadas. Quanto tempo demoraria para fazer o trabalho de envio das cobranças e conferência dos pagamentos?
Quanto mais seu sindicato ou associação cresce, mais difícil fica ter o controle dessas emissões e dos pagamentos realizados. Um sistema para sindicatos e associações é uma verdadeira maravilha para quem um dia fez o controle de tudo isso em Excel.
Além de rápido e fácil, em um bom sistema para sindicatos e associações consegue-se enviar os boletos e guias por e-mail para todos os associados de uma só vez e a conciliação dos pagamentos é feita automaticamente, livrando-o do trabalho tenebroso de dar baixa manual um a um.
7- INTEGRAÇÃO COM E-MAIL
Quando o controle é feito no Excel as pessoas costumam armazenar lá os dados do filiado/associado, inclusive o e-mail. Pense como seria se dentro do próprio Excel, você conseguisse encaminhar e-mails para quem precisa. Seria ótimo não é?
Sim, seria, entretanto, no Excel só é possível através da criação de um código específico, ou seja, você vai precisar de um programador para isso, enquanto através de um sistema para sindicato e associações esse recurso já é nativo.
Além de conseguir mandar e-mail para seu filiado/associado, você consegue filtrar as pessoas que deseja enviar. Se é para todos, se é para os inadimplentes, para os aniversariantes, etc. É uma agilidade incrível.
CONCLUSÃO
Como exposto neste artigo, usar um sistema para sindicatos e associações é indiscutivelmente a melhor forma para organizar as informações da sua entidade e cedo ou tarde esta escolha terá que ser feita. Quanto mais tarde realizar essa mudança, mais prejuízo terá em questões como, esforço excessivo e desnecessário dos seus funcionários, a grande possibilidade de perda de dados e graves erros na parte financeira.
O Castor, é um grande exemplo de automatização de sindicatos e associações e tem sem dúvida, o melhor custo benefício do mercado, aliando software completo com preço muito acessível. Vale a pena conferir!
Se você já está convencido que precisa mudar para um sistema específico para sua entidade, faça a mudança agora! Esperar pra quê?
