Já pensou em ter em seu sindicato ou associação uma ferramenta que te permite criar, imprimir e enviar qualquer material por e-mail, do jeito que você quer, com os dados de cada associado e de uma só vez?
Pois é isso que você consegue fazer usando o documento personalizado do sistema para sindicatos e associações – Castor.
Tipos de documentos
Como sempre, o Castor disponibiliza funcionalidades que facilitam a rotina das entidades, sendo diferencial e trazendo a elas comodidade e agilidade em seus trabalhos diários. Para isso a área de criação de Documentos Personalizados foi criada.
Dentro da área de “Enviar E-mail” do sistema para sindicatos e associações, Castor, é possível criar documentos para fins diversos, como por exemplo:
- informar seus associados sobre eventos;
- fazer algum comunicado urgente;
- parabenizá-los em datas especiais;
- fazer cobranças de débitos em atraso, etc.
O documento criado pode ser enviado por e-mail ou até mesmo impresso para ser encaminhado via Correio.
Selecionando os associados para envio de e-mail
Através de diversos filtros que o Castor disponibiliza, você seleciona quais os associados você quer que receba o e-mail.
Você pode selecionar por exemplo:
- todos os associados;
- aniversariantes do mês;
- inadimplentes;
- apenas mulheres;
- associados de um determinado local de trabalho, etc.
Criando um documento personalizado
Após fazer o filtro e selecionar as pessoas para quem quer enviar o e-mail, você deve abrir o documento personalizado e criá-lo da forma que quiser.
Ele funciona como um editor de texto, como o Microsoft Word, contendo quase todas as funções da ferramenta, permitindo, inclusive, que o documento seja criado no Word e/ou qualquer software editor de HTML e copiado para dentro do Castor.
No corpo do texto do documento você pode adicionar qualquer campo de cadastro do associado:
- nome
- CPF
- matrícula
- local de trabalho
- cargo, etc.
Adicionando esses campos ao documento é inserido automaticamente na hora do envio o dado selecionado de cada associado.
Dentre as vantagens citadas, existe também a possibilidade de fazer upload de imagens que estão salvas em seu computador, como jornais, folders de eventos e novas parcerias (convênios), etc.
Além disso, é possível salvar os conteúdos dos e-mails criados na área de Documento Personalizado, servindo como modelo, caso queira reutilizá-los.
Se quiser encaminhar por Correio, basta imprimir e fazer todo o procedimento de envelopagem, etiquetagem, e depois é só enviar para o grupo de pessoas que deseja.
Fortalecendo e personalizando a comunicação
Além de muito simples de ser utilizado o documento personalizado contribui muito com a agilidade na comunicação com os associados, já que é possível se comunicar de forma personalizada com todos de uma vez.
A comunicação nas entidades deve ser fortalecida e cultivada.
Manter o seu associado informado sobre ações, reuniões, assembleias e tudo que possa interessá-lo, o tornará cada vez mais envolvido com o fortalecimento da categoria.
Uma situação que serviria como exemplo seria o atual momento vivido nos sindicatos, devido à mudança da contribuição sindical, que passa a ser facultativa. Como comunicar com cada associado e saber diretamente dele, se é de seu consentimento o desconto da contribuição?
Com a personalização do documento no Castor, seria possível enviar um e-mail, para cada associado com seus respectivos dados necessários de uma só vez, sem nenhum esforço ou trabalho, estreitando o relacionamento e fortalecendo o associativismo.
Serão várias as situações que será preciso se comunicar de forma rápida, ágil e personalizada com seus associados e para isso você vai precisar ter uma ferramenta como o Documento Personalizado do sistema para sindicatos e associações, Castor.
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