Como você organiza e gerencia o banco de dados do seu sindicato ou associação?
Queremos compartilhar com você algumas reflexões e dicas que temos a respeito de um dos softwares mais utilizados para essa finalidade: o Microsoft Excel, que é universal e de fácil acesso por ser a ferramenta de construção de planilhas do pacote básico do Office.
O Excel oferece diversas possibilidades para organizar dados numéricos e textuais, possui uma infinidade de fórmulas e funções, sendo capaz de atender a uma parte das demandas presentes em uma entidade. No entanto, ao optar pela utilização do Excel para sindicatos e associações, deve-se atentar a uma série de fatores, pois o programa também pode ser fonte de riscos e limitações para o processo de inserção e manutenção dos dados.
Confira alguns pontos-chave da utilização do Microsoft Excel para sindicatos e associações:
Backup – Um dos principais cuidados que deve-se ter é com o backup das informações. O Excel não possui essa funcionalidade, mas é importante estar à frente dos imprevistos e garantir que que o backup seja feito, mesmo que manualmente, pois a perda ou o não salvamento de planilhas pode acarretar atrasos e desperdícios de trabalho, prejudicando imensamente as tarefas da sua entidade.
Versões de segurança – A cada mudança ou fórmula nova inserida em uma pl
anilha, modifica-se inteiramente o conjunto de dados, logo, qualquer erro simples de codificação poderá ter amplas consequências. Por isso, salve sempre versões de segurança a cada alteração feita na planilha, assim é possível retomar o trabalho no ponto anterior a um erro.
Conhecimentos de Programação – As inúmeras fórmulas com as quais é possível trabalhar podem representar tanto uma potencialidade quanto um obstáculo devido à complexidade que podem adquirir. Para explorá-las em sua condição máxima, o ideal seria contar com um profissional com conhecimentos avançados em programação, e essa pode não ser a realidade da entidade.
Integração e sincronização de dados – A quantidade de dados que precisam ser armazenados e sistematizados em um sindicato ou associação é muito grande e segmentada. Para lidar com toda essa variedade, se fazem planilhas individuais para os segmentos, o que pode ser uma dificuldade quando é preciso integrar informações e compartilhá-las. Para otimizar um pouco essa relação, tente criar planilhas em uma mesma pasta do programa, assim é mais fácil trabalhar com dados em integração.
Atualizações – O Microsoft Office conta com atualizações periódicas, elas podem conter mudanças nas fórmulas e ferramentas do Excel, se tornando necessária uma familiarização quase constante com os dispositivos, destinando tempo e atenção a essas mudanças.
Esses fatores devem ser considerados cuidadosamente ao selecionar como sistema principal o Microsoft Excel para sindicatos e associações, pois deve-se sempre prezar pela assertividade e eficácia do trabalho e segurança dos dados armazenados.
Nós, do Castor, estamos sempre interessados em dividir informações que possam tornar seu trabalho cada vez mais simplificado, e esperamos que nossas dicas façam a diferença.
Se você quer otimizar mais ainda a sua gestão de dados, experimente conhecer o Castor, um software desenvolvido exclusivamente para entidades como a sua.
