Você sabe quem são seus associados ativos, quem deixou de ser e quando?
Cada sindicato e associação utiliza de um método próprio para controle de associados e filiados. Os mais ousados e que caminham junto com a tecnologia, optam por um sistema para sindicato e associação, que já auxilia de forma automatizada e simples. Mas existem aqueles que ainda utilizam algo mais tradicional e de certa forma, mais trabalhoso, que são documentos em Word, Excel ou outras ferramentas parecidas.
COMO É FEITO O CONTROLE DE ASSOCIADOS E FILIADO DENTRO DESSAS FERRAMENTAS?
As ferramentas citadas, são úteis, mas para usá-las deve-se ter um cuidado muito grande, pois tudo deve ser registrado sem erros de digitação, com campos separados, de forma organizada para que na hora que precisar de algum dado, seja fácil encontrar. (Veja a planilha pronta de cadastro de filiados/associados)
Será que em seu cadastro atual, você consegue localizar com facilidade, quem são seus associados ativos, quem não é mais associado e quando ele deixou de ser?
Essas informações são extremamente necessárias para o gestor de um sindicato e uma associação, porque com elas, consegue-se avaliar os reais motivos de desassociação; saber se o número de associados que deixaram a entidade está crescendo; quais os motivos do crescimento; se o crescimento está acelerado e até mesmo elaborar um plano de ação para resolução do problema.
Pense também como seria desagradável enviar uma cobrança indevida para um associado que já não faz parte da entidade por não ter o controle e não saber que ele não tem mais vínculo com o sindicato ou associação, sem contar os grandes conflitos que geraria na análise financeira.
QUANTOS ASSOCIARAM? QUANTOS DESASSOCIARAM?
Esses dados devem ser levantados constantemente, com uma periodicidade no máximo mensal. Por ser um trabalho constante, as informações devem ser colhidas com rapidez, sem tomar muito o tempo que já é escasso dentro da entidade.
Deve-se levar esses dados sempre nas reuniões de diretoria para se fazer uma análise do declínio e crescimento de associados e assim realizar campanhas com as pessoas que por algum motivo se desassociaram, fazendo com que elas voltem para a entidade e entenda os principais benefícios que a parceria lhes proporciona e as desvantagens que vão ter com a desassociação.
NÃO IMPORTA COMO, MAS É PRECISO GERAR RELATÓRIOS
É algo bem complicado fazer esses relatórios periódicos se não existe uma ferramenta destinada exclusivamente às entidades. Caso ainda não tenha um sistema para a gestão do seu sindicato ou associação, com o conhecimento intermediário em ferramentas como o Excel ou similares, é possível filtrar as informações necessárias possibilitando gerar esses relatórios.
MANTENHA-SE ORGANIZADO PARA TER AS INFORMAÇÕES RÁPIDAS E CONFIÁVEIS
E como é feito em seu sindicato ou associação?
Você controla tudo em papel e junta aquela pilha imensa, que não consegue achar nada?
Controla tudo em um documento em Word ou Excel, mas tudo desorganizado, onde não acha jamais o que precisa?
Ou você coloca em uma planilha organizada, onde tem todos esses dados e que mesmo não sendo um sistema adequado para entidades, consegue fazer um relatório do associado que entrou e que saiu?
Se sua resposta é a última opção. Ótimo!
Já é algo que vai contribuir muito quando for tomar a importante decisão de mudar para um sistema de gestão para Sindicatos e Associações, como por exemplo o Castor, que na verdade, seria o ideal para manter a excelência no controle de associados e gestão do seu negócio.
Não perca tempo e comece já a controlar a jornada de associação e desassociação da sua entidade.
Isso é um passo crucial para alcançar o sucesso e é preciso sempre ficar atento se o seu maior bem (o associado) está se afastando de você.
