Muitas vezes, para gerenciar as várias áreas de uma entidade, utiliza-se de ferramentas múltiplas, através das quais é feito o armazenamento e controle das informações no sindicato e associação relativas a convênios, movimentações financeiras, e demais processos.
Essa prática é muito comum, no entanto não é a ideal, pois pode resultar em erros, dificuldades e complexidade desnecessária no trabalho das entidades.
Não ter o controle de informações no sindicato e associação, trás prejuízo e discordância nos processos diários. Se essas informações são armazenadas em fontes diversas, elas podem não se comunicar devidamente entre si, fazendo com que os dados dos associados fiquem concentrados em um setor central de cadastros e seja preciso inseri-los novamente no sistema que gerencia as informações financeiras ou jurídicas, por exemplo; o que além de exigir um trabalho a mais, também pode gerar dados divergentes e sem credibilidade.
É arriscado usar tecnologias diferentes para gerenciar cada setor, pois na hora de transferir os dados, pode haver problemas de compatibilidade; também há sempre o risco de perda inesperada de arquivos e alterações (você pode conferir mais sobre isso no nosso artigo de dicas sobre o Microsoft Excel).
Como evitar esses problemas e ter maior controle de informações no sindicato e associação?
Busque adotar um sistema de gerenciamento único na sua entidade, que possa centralizar e interligar todos os processos, otimizando seu tempo e fazendo seus dados mais assertivos e unificados;
Sincronize seus dados; ao fazer alterações cadastrais em um setor da sua entidade, atualize os demais para que não haja erros;
Previna-se contra erros de compatibilidade valendo-se de uma mesma tecnologia para as suas fontes de informação (ex: usar somente Microsoft Excel, ou Microsoft Access, etc.
Faça backups periódicos dos seus arquivos.
Quanto mais unificados estiverem os setores da entidade, mais terá controle de informações no sindicato e associação.
Gostou das dicas? Continue acompanhando o nosso blog, procuramos sempre preenchê-lo com conteúdos interessantes para você e sua entidade.
