Os nossos três últimos artigos para o blog tiveram como tema os convênios. Isso porque a reforma trabalhista afetou diretamente a arrecadação do sindicato e o benefício trazido pelos convênios é uma ótima alternativa para compensar essa perda.
Se não leu ainda, não perca tempo.
- Como seu sindicato pode driblar as dificuldades causadas pela reforma trabalhista
- Catálogo com os melhores convênios para sindicato e associação
- Infográfico: 10 conselhos práticos para lidar com a gestão de convênios
Neste artigo vou mostrar três fatos reais de alguns sindicatos e associações que vão retratar como é complicado gerenciar informações dos convênios sem um sistema especialista e como é simples adotando um. Antes mesmo da reforma trabalhista essas entidades já enxergavam os convênios como fonte de novas associações e também de fidelização, passando por problemas até então desconhecidos por eles, dos quais compartilhamos alguns na sequência.
1 – CADASTRO DE CONVENIADOS INCOMPLETO E COM DUPLICIDADE
Para não ter dor de cabeça com a Gestão de Convênios, o primeiro passo é manter um controle rígido das informações dos conveniados. E por conveniados, entende-se os seus associados e seus dependentes, caso a sua entidade tenha esse benefício estendido.
Neste caso você pode pensar: mas isso é fácil!. E eu te garanto, não é!
Para exemplificar, antes de contratar o Castor, um sindicato de Belo Horizonte fazia esse controle dos conveniados em documento word, sendo que este documento era exclusivo do setor de Convênios, mas o setor responsável pelo cadastro de associados e dependentes era outro. Ou seja, havia duplicidade de cadastro e sempre haviam divergências do total de associados e dependentes. Então, não era raro um associado tentar usar algum convênio e ser impedido, o que gerava um desgaste enorme.
Além disso, algumas informações essenciais para o setor de convênio não eram obtidas no setor de cadastro, fazendo com que fosse necessário entrar em contato novamente com o associado para obter os dados necessários.
Com a adoção do Castor, o sindicato passou a ter um formulário de cadastro único contendo todas as informações necessárias, sendos essas compartilhadas com os demais setores que precisavam dos dados dos associados e seus dependentes. O sindicato conseguiu melhorar o seu processo interno e beneficiou diretamente o seu associado que passou a ter acesso completo e imediato aos benefícios oferecidos pela entidade.
2 – VALOR DEVIDO PARA CADA CONVENIADO
Na maioria das entidades os convênios são do tipo pós-pago, ou seja, o associado usa o benefício e depois a entidade cobra o valor devido. Os fornecedores desses tipos de convênio fornecem um relatório mensal da utilização do benefício e a entidade deve repassar para cada conveniado (associados + dependentes) a parte que lhes é devida.
Já imaginou o trabalho para lançar esses valores individualmente para uma entidade com 1.000 conveniados?
Esta era a realidade de uma associação paulista, que tinha mais de 1.000 conveniados para diversos planos da Unimed. Como era um benefício co-participativo, todo mês os funcionários do setor de Convênios ficavam desorientados para lançar os valores devidos antes do dia 10, que era a data limite para envio de quanto teria que ser descontado diretamente na folha de pagamento de cada associado. Muitas vezes aconteceram dos valores não serem repassados corretamente à instituição empregadora, seja por erro de digitação ou porque não deu tempo de lançar todos.
Eram aproximadamente 7 dias úteis de trabalho intenso sem garantia do resultado esperado, o que deixava os profissionais exaustos e muitas vezes decepcionados.
Através do Castor, todo esse trabalho foi reduzido drasticamente. Hoje a associação recebe um arquivo digital da Unimed contendo todas as informações de utilização do benefício e um (apenas um) funcionário faz a leitura deste arquivo no Castor, que automaticamente já distribui todos os valores devidos a cada conveniado.
Um trabalho que exigia 7 dias de dedicação intensa para 4 pessoas, agora é feito em menos de 1 minuto e sem erro.
3 – CONTRIBUIÇÃO MENSAL E VÁRIOS CONVÊNIOS EM UMA ÚNICA COBRANÇA
No exemplo acima foi citada uma associação que tem apenas um convênio pós-pago e o trabalho já era imenso para ser realizado de forma manual. É comum que as entidades tenham mais convênios para seus associados, o que multiplica o trabalho para aqueles que ainda tentam gerenciar esse tipo de processos sem uma ferramenta apropriada.
Nesses 13 anos de trabalho direto com as entidades de todo o país, encontramos e resolvemos vários casos onde o sindicato ou associação oferecia diversos benefícios através de convênios, mas que tinham prejuízo.
Como?
A explicação é simples. Uma vírgula ou ponto fora do lugar, número digitado involuntariamente devido a correria de fechar o mês, um valor que esqueceu de digitar, dentre outras situações que o trabalho manual pode acarretar, é prejuízo certo!
No Distrito Federal atendemos um sindicato que pensou que estava tudo caminhando muito bem. Todo início do mês os profissionais apuravam manualmente os valores de três convênios: Unimed (saúde), Vivo (telefonia) e Clube Social (lazer).
Somado a isso, era necessário definir o valor da contribuição mensal de cada associado, que era variável.
Não tem planilha do excel, HP 12 C, calculadora de mesa ou de celular que faça essas contas darem certo em sua totalidade. Além é claro, do tempo enorme que será necessário para fazer todas essas operações.
Por fim, ainda era necessário ir no sistema da Caixa Econômica Federal para gerar o boleto de cada associado de acordo com os valores devidos de cada um.
Muito trabalho e com enorme potencial para ocorrer erros.
Já com o Castor, o cenário mudou e para melhor. A contribuição mensal e os convênios foram configurados no sistema uma única vez e a partir daí todo mês o Castor realiza todos os cálculos, define os valores devidos para cada associado e gera os boletos. Logo no primeiro mês foi identificado uma divergência de valores, ou seja, o sindicato estava recebendo menos do que deveria de seus associados e arcando com a diferença sem perceber. E esta é uma realidade comum, infelizmente.
CONCLUSÃO
Gerenciar convênios está longe de ser uma tarefa simples. Muito pelo contrário, requer um cuidado extremo ou vai se tornar o vilão das contas do sindicato ou associação. Adotar um sistema para gerenciar os convênios é uma necessidade para qualquer entidade, seja ela pequena, média ou grande.
O Castor é uma dessas ferramentas e tem ajudado diversos sindicatos e associações nessa jornada, como citado neste artigo. Convido você a conhecer melhor nossa solução, que é a melhor do Brasil. Clique aqui.
